Untuk aplikasi apotek single client bisa di lihat di youtube di

http://www.youtube.com/embed/12yBmkz-cM0

Untuk aplikasi klinik dan apotek multi client, langkah instalasi mulai dari memasang database hingga aplikasi bisa berjalan hanya membutuhkan waktu kurang dari 5 menit, tutorial ini dilakukan menggunakan sistem operasi dalam kondisi kosong (virtualisasi)

Video bisa di lihat di link youtube di :

http://youtu.be/4juVPsn3U0E

Dimana menit menit cara instalasi aplikasi klinik dan apotek ini terbagi dalam
1. Install Database
2. Start Database (1:12)
3. Install database tool (1:44)
4. Set user database (2:31)
5. Install Aplikasi (3:42)
6. Login (4:09)

Bila ingin lebih jelas, video bisa di download di : http://www.4shared.com/video/1TIBAPyg/Instalasi_Apotek_Single.html dan http://www.4shared.com/video/ETI2snff/Video_Instalasi.html

Ternyata informasi yang saya beri di halaman ini, tentang kebutuhan hardware yang menyatakan bahwa PC harus memiliki port paralel terlewati oleh klien tersebut.

Port paralel dan serial sangat diperlukan oleh komputer yang digunakan sebagai sistem kasir/inventori, karena port paralel adalah untuk koneksi ke printer untuk mencetak struk dan port serial digunakan untuk koneksi ke cash drawer.

Untuk mencetak laporan, bisa menggunakan printer apa saja, tapi untuk struk agak berbeda karena harus menggunakan koneksi paralel, kenapa? karena dibutuhkan saat pencetakan struk tersebut, penggunaan kertas hanyalah sebanyak yang digunakan, hal ini tidak bisa bila koneksi dilakukan dengan USB, driver yang diakses sistem operasi tetap akan mengeluarkan kertas satu halaman, walau yang dicetak hanya 1 baris.

Berikut adalah gambar belakang komputer dengan port paralel dan serial

Dan berikut contoh port paralel dibelakang printer

Tapi ini ada call error dengan memunculkan dialog yang isinya fatal dan saya yakin sekali error tersebut sudah saya antisipasi, bisa muncul tiba tiba begini, bikin saya bingung, panas dingin, panik, malu, cemas waah untung udah cukur rambut, kalo ngga ke barber shop lagi deh pengen merenung dan berpikir keras kembali… *iyaganyambungbanget.net*

Dengan tenang saya balas, tolong dikirim via email, database nya untuk saya analisa dan basmi error ini, dan… ternyata, ditemukan bahwa klien saya cukup kreatif dan pintar untuk menghack database access yang saya password dengan sengaja, dan mengimport sendiri file excel beliau ke dalam database aplikasi saya, sayangnya dengan data yang tidak sesuai, sehingga aplikasi menjadi error, padahal… sudah dengan manis saya sediakan di link depan halaman web saya,  bahwa import data adalah gratis, hehehe… intinya lengkapi excel yang saya beri dalam cd installer atau download dari link ini, dengan data anda kemudian kirimkan ke saya untuk saya bantu import.

Database access untuk aplikasi single client dengan sengaja saya password, untuk mengantisipasi hal seperti ini, saya tidak pelit, saya tidak misterius apalagi sombong, kalau sememangnya ingin untuk mengolah database tersebut lebih lanjut dengan sesuka hati, sebuah sms berisi permintaan password opener dengan alamat email tujuan tentu akan saya balas dengan kiriman file pembuka password tersebut.

Jadi isi artikel ini sih cuman pamer terselubung aja *maklum namanya juga jualan*, Alhamdulillaaaaaaaaaah… ada error terjadi tapi… bukan error karena salah sayaaa… hi.. hi.. hi..

Perubahan menggunakan mySQL ini lebih memudahkan, karena lebih banyak hosting domain yang secara default menyediakan database nya menggunakan mySQL, sehingga bila ada apotek yang berencana online via internet, aplikasi sudah mendukung secara langsung.

Perubahan ini juga tentunya membuat lebih murah pembiayaan aplikasi karena database mySQLadalah gratis.

Aplikasi multi-client juga mengalami banyak perubahan dibanding yang versi single client, untuk menarik pembeli lebih banyak karena selama ini, klien saya kebanyakan menggunakan versi single client.

Daftar fitur lebih lengkap akan saya susulkan kemudian.

Untuk klien yang berminat memigrasikan aplikasinya dari single client ke multi client menggunakan mySQL, untuk sementara bisa mengirimkan backup databasenya ke me@aespesoft.com kemudian membeli 1 lisensi lagi, karena aplikasi multi client minimal adalah 2 lisensi, sampai saya menemukan cara yang mudah supaya klien bisa melakukan migrasi sendiri.

Berhubung banyak nya perubahan didalam sistem, yang bisa diimport dan digunakan dari hasil migrasi ini adalah hanya data master saja (data kategori, supplier, produk dst), data transaksi tidak bisa digunakan, alias, sistem dimulai dari nol untuk transaksinya.

Begitu juga klien pengguna multi client yang databasenya Microsoft SQL Server, lakukan backup dahulu (baca di file help tentang backup database), kemudian emailkan hasil backup itu ke saya, nanti yang saya kirimkan kembali adalah file database mySQL yang akan bisa digunakan oleh klien.

Untuk pertama, anda bisa mentransfer DP dulu sebesar Rp 100.000,00 (seratus ribu rupiah), kemudian smskan alamat pengiriman ke 0818 438 610, untuk mendapatkan cd installer yang bisa digunakan untuk instalasi di sejumlah komputer yang tidak terbatas, tapi hanya bisa digunakan selama dua minggu.

Setelah dua minggu bila aplikasi cocok sesuai dengan yang anda butuhkan silahkan mentransfer sisa harga aplikasi dan melakukan registrasi, registrasi dilakukan di 1 komputer yang akan digunakan nanti.

Bila waktu demo selama dua minggu kurang, bisa dilakukan perpanjangan dengan mengabari email yang bisa saya kirimkan update perpanjangan waktu coba tersebut.

Informasi lebih lanjut silahkan kontak saya lebih lanjut, via link kontak di atas kanan halaman ini

Untungnya saya ketemu klien apotek 2000tiga di daerah senen, yang kebetulan mempunyai cash register elektronik, saat saya melakukan instalasi dan training ditempat tersebut saya berkesempatan “ngulik” sebentar untuk tau cara kerjanya, ternyata sederhana, smoga yang saya pahami dari alat itu, sama sistem kerjanya dengan cash register merk lain.

So, aplikasi AKUA/AKUR sekarang sudah support cash register, insya Allah.

Tapi windows 7, disediakan versi demo oleh microsoft, dan sudah saya gunakan dan test hasil penggunaan aplikasi pada sistem ini berjalan lancar tanpa masalah, tapi hanya untuk yang single client atau sebagai komputer klien saja, karena instalasi database untuk yang versi multi client agak bermasalah.

Berhubung di Windows 7 jalan, ada kemungkinan besar, aplikasi pun berjalan lancar di sistem windows Vista.

Update 3 December:

Silahkan visit blog saya yang ini, ternyata aplikasi berjalan lancar di vista/windows7 karena UAC sudah saya matikan sejak awal instalasi. Sekedar tips mungkin baiknya UAC dimatikan saja supaya aplikasi2 windows XP bisa berjalan lancar, jika komputer yang menggunakannya hanya anda sendiri.

Software apotek ini sudah dibuat dari tahun 2003, aplikasi manajemen inventori dan point of sales ini sepertinya sekarang sih sudah dipergunakan oleh 100an apotek, harga dari tahun 2004 adalah Rp 950.000,- .Rencananya saya akan menaikkan harga software ini dalam waktu dekat, karena saya rasa software saya sangat cukup lengkap fiturnya tapi dibanding penyedia penyedia software apotek lainnya, harga AKUA termasuk yang paling murah. Mohon dimaklum ya, hehehe…

Cara Pembelian :

Untuk melihat dan mencoba dulu kecocokan aplikasi ini dengan kebutuhan anda, bapak/ibu bisa melakukan down payment dulu untuk mendapatkan CD Installer, dengan mentransfer Rp 100.000,- ke rekening saya, kemudian smskan alamat pengiriman CD Installer ini. Bila sudah cocok silahkan transfer sisanya (Rp 850.000) dan lakukan registrasi aplikasi.

Tampilan Dan Tangkapan Layar Aplikasi (Capture screen) :

Untuk melihat sekilas seperti apa tampilan aplikasi bisa langsung buka halaman tentang hal tersebut disini. Yang akan di ceritakan disini adalah sekilas tentang fitur fitur software apotek AKUA.

Fitur Fitur Menu :

Menu Transaksi :

• Penjualan Tanpa Resep
• Penjualan Resep Tunai
• Penjualan Resep Kredit
• Pembelian
• Pembelian Ternormalisasi
• Pemesanan
• Retur Penjualan
• Retur Pembelian
• Penghapusan Hutang
• Penghapusan Piutang
• Update Harga
• Edit Nomor Resep
• Ganti Pengguna
• Ganti Password

Menu Data :

• Kategori
• Data Supplier
• Data Produk
• Data Racikan
• Data Obat Sejenis
• Data Instansi/Penjamin
• Data Pelanggan
• Data Dokter
• Data Notes
• Stok Opname
• Kosongkan Sistem

Menu Laporan :

• Laporan – laporan
• Statistik Dan Analisa Trend
• Laporan Dengan Detail
• Laporan Kredit Per Instansi

Menu Tools :

• Sekuriti
• Options
• Histori Login
• Rekap Transaksi
• Histori Pembelian
• Histori Pembelian Per Barang
• Histori Penjualan
• Histori Penjualan Per Barang
• Histori Arus Barang
• Posisi Stok
• Histori Pemesanan
• Histori Rubah Harga
• Histori Penghapusan
• Peringatan/Alert

Fitur Fitur Laporan :

• Penjualan Tanpa Resep
• Penjualan Resep Tunai
• Penjualan Resep Kredit
• Penjualan Per Kategori
• Laporan Jasa
• Laporan Total Per Pengentri
• Pembelian
• Pembelian Kredit
• Kredit Jatuh Tempo
• Keuntungan
• Rekap Keuntungan Harian
• Retur Penjualan
• Retur Pembelian
• Hutang
• Piutang
• Stok Reorder
• Stok Kosong
• Stok Opname
• Produk Kadaluarsa
• Data Instansi
• Data Dokter
• Komisi Dokter
• Komisi Obat
• Pasien Per Dokter
• Data Pelanggan
• Data Supplier
• Data Produk
• Data Nilai Produk
• Data Racikan
• Data Obat Sejenis
• Penjualan Resep Tunai Dengan Data No Resep
• Penjualan Resep Kredit Dengan Data No Resep

Penjelasan lebih lanjut bila ada pertanyaan mengenai data diatas bisa langsung menanyakan saya via telepon, email atau sms dari halaman kontak di http://aespesoft.com/kontak/Semoga berguna.

Akhir tahun 2008 ini di tandai dengan krisis moneter dunia, semoga dampaknya tidak terlalu memukul untuk bisnis apotek di Indonesia, untuk meminimalisir efek itu mungkin dalam usaha apotek ini perlu adanya kerapihan administrasi yang ketat didukung oleh apoteker yang sigap, disini aespesoft berusaha untuk membantu dalam hal manajemen inventori dan kasir (point of sales) dari sistem informasi per-apotek-an yang ada.

Program atau Aplikasi komputer ini sudah berjalan dari tahun 2003, sehingga cukup banyak mendapatkan masukkan dari pengguna dalam fungsi fungsi didalam software apotek ini. Selain itu, bila calon klien sudah menggunakan aplikasi lain dan berminat untuk pindah pada software apotek AKUA, maka aespesoft bisa membantu dalam hal import data dari aplikasi lama tersebut, khususnya bagian data data obat, produk dan item lainnya, sehingga habis waktu dalam hal entri awal bisa di kurangi dan klien bisa langsung menjalankan bisnis apotek dengan sistem yang baru dengan cepat.

Hasil Capture AKUA

Dibawah ini adalah hasil capture dari software apotek ini, dimulai dari layar login, tampilan menu menu dan beberapa layar entri. Disebagian besar entri, sekarang di letakkan informasi bantuan singkat diatasnya, sehingga untuk pengguna baru bisa lebih cepat tahu kegunaan tiap layar entri. Untuk lebih jelas dari tiap gambar yang diperkecil, klik kanan diatas gambar tersebut dan pilih view-image, informasi tampilan yang lebih lengkap bisa download help software AKUA dari link download situs ini.

Layar Login

Menu Data

Menu Laporan

Menu Tools

Menu Transaksi

Layar Transaksi Penjualan

Layar Transaksi Pembelian

Layar Entri Pemesanan Barang Ke Supplier

Preview Pencetakan Order Pemesanan Ke Supplier

Layar Entri Data Supplier

Layar Entri Data Produk

Layar Histori Pembelian Per Transaksi

Layar Histori Pembelian Per Item

Layar Informasi Posisi Stok Dari Tiap Item

Layar Histori Arus Barang

Layar Histori Perubahan Harga Dari Tiap Item

Layar Peringatan/Alert Untuk Produk Yang Akan Kadaluarsa Dan Produk Yang Harus Di Order Ulang

Layar Untuk Update Massal Harga Harga Produk

Layar Entri Manual No Resep Untuk Tiap Transaksi (Kalau Apotek Punya Sistem Sendiri Yang Berbeda Dengan Software Apotek AKUA)

Layar Entri Penghapusan Hutang

Layar Pembuatan Laporan

Layar Informasi Statistik

Layar Informasi Laporan Detail

Layar Laporan Per Instansi

Layar Setting/Opsi Opsi Jalannya Aplikasi

Layar Pembatasan Akses / Sekuriti Dari Pengguna Software Apotek AKUA

Contoh Print Out Struk

Manajemen Data :
Data data yang bisa di dimasukkan ke dalam sistem dan kemudian di pergunakan untuk mendukung kerja applikasi adalah data Kategori Produk, data Supplier, data Produk, data Racikan, data Obat Sejenis (Alternatif), data Pelanggan, data Dokter dan data Instansi/Penjamin Pelanggan. Data data diatas harus diisi terlebih dahulu supaya transaksi bisa dilakukan dengan benar dan laporan bisa dibuat dengan baik.

Manajemen Transaksi :
Transaksi ada 2 macam yaitu Penjualan dan Pembelian. Tipe transaksi Penjualan terdiri dari 3 macam yaitu :
1. Penjualan Tanpa Resep, untuk apotek yang juga menjual selain obat dengan resep dokter
2. Penjualan Resep Tunai , untuk pelayanan resep dokter dengan pembayaran secara cash.
3. Penjualan Resep Kredit, untuk pelayanan resep dokter kepada pelanggan yang pembayarannya bisa dikredit atau pelanggan tersebut tagihannya ditanggung oleh perusahaan tempat dia bekerja.

Seluruh transaksi penjualan bisa digunakan secara multi entri, artinya bila sedang melayani seorang pelanggan, kemudian ada gangguan (misal dia hendak mengambil obat lain) sehingga belum bisa diselesaikan, kasir bisa membuka transaksi penjualan baru untuk pelanggan berikutnya. Saat pelanggan tadi kembali, transaksi untuk dia bisa dilanjutkan kembali atau bisa juga satu pelanggan hendak bertransaksi non resep dan resep secara sekaligus, maka kasir bisa membuka dua layar transaksi yaitu transaksi non resep dan transaksi resep tunai/kredit.

Tipe transaksi Pembelian juga terdiri dari 2 macam yaitu Pembelian Tunai dan Pembelian Kredit. Dari transaksi pembelian ini bisa diisikan nomer Batch dan expired date dari tiap produk yang dibeli.

Dari Penjualan dan Pembelian Secara kredit maka tentunya akan ada piutang maupun hutang, penanganan masalah piutang dan hutang yang sudah terlunasi juga bisa diakses dari manajemen transaksi ini.

(klik gambar disamping untuk melihat gambar yang lebih besar)

Entri saat transaksi Penjualan maupun Pembelian, saat harus mengisikan kode produk bisa dilakukan dengan barcode scanner untuk memudahkannya, bisa juga dengan keyboard memilih daftar produk yang tersedia. Saat Transaksi jual akan ada option untuk memilih apakah akan mencetak bon atau tidak, seandainya tidak tercetak tapi ternyata dibutuhkan oleh client, maka bon bisa dicetak dengan utility re-print, sehingga bon bisa dicetak kapan saja.

Selain transaksi normal diatas, disediakan juga menu transaksi retur, baik untuk penjualan maupun pembelian, serta modul pemesanan yang akan membuat surat pesanan, dari pesanan ini bisa dirubah menjadi pembelian, saat pesanan tersebut tiba.

Laporan :
Laporan ada 3 macam yaitu Laporan Standar, Statistik / Analisa Trend dan Laporan Dengan Data Detail, Laporan Standar terdiri dari 25 macam laporan yaitu :

• Penjualan (informasi produk produk yang dijual di group per hari),
• Penjualan/Kategori
• Penjualan per pengentri/kasir (hasil penjualan, biaya jasa, retur)
• Pembelian,
• Kredit Jatuh Tempo (untuk pembelian produk secara kredit),
• Keuntungan,
• Hutang,
• Piutang,
• Stok Reorder (untuk informasi produk produk yang harus di order ulang),
• Stok Opname (informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi secara manual saat stok opname),
• Produk Expired,
• Data Instansi,
• Data Dokter,
• Komisi Per Dokter,
• Komisi Per Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan persentase komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan resep produk tersebut),
• Pasien Per Dokter,
• Data Pelanggan,
• Data Supplier
• Data Produk
• Data Racikan
• Data Obat Sejenis
• Retur Penjualan
• Retur Pembelian
• Data Nilai Produk
• Penjualan Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep
• Penjualan Resep Kredit Dengan Data Nomor Resep

Laporan Statistik digunakan untuk mengamati pada periode periode yang dipilih, produk produk mana saja yang jumlah jual atau nilai jualnya yang paling baik, sehingga keputusan yang tidak merugikan untuk pengadaan suatu produk bisa dilakukan dengan mempertimbangkan minat masyarakat terhadap produk berdasarkan statistik yang dihasilkan tersebut, Sedangkan Analisa Trend digunakan untuk mengamati naik turunnya jumlah atau nilai jual dari setiap produk berdasar rentang waktu yang dipilih, baik secara per minggu (pengamatan per hari), per bulan (pengamatan tiap 10 hari ) dan per tahun (pengamatan per kuartal atau per bulan)

Laporan Dengan Data Detail digunakan untuk melihat data pasien/pelanggan yang di kelompokkan per Dokter atau per Instansi, berguna untuk melihat berapa banyak pasien yang di tangani seorang dokter yang praktek di apotek atau untuk klaim biaya pada instansi yang bekerja sama dengan apotek.

(klik gambar untuk melihat gambar yang lebih besar)

Tools :
Disini adalah fitur fitur dari applikasi untuk melihat aktivitas yang dikerjakan pada applikasi ini atau untuk memaintenance applikasi diantaranya adalah :

• Sekuriti (untuk memberi hak akses kepada pengguna, apakah dia hanya bisa menangani transaksi penjualan saja, pembelian saja, apakah bisa membuat laporan dll),
• Options (menu untuk setting applikasi, misal nomer invoice berikutnya, alamat apotik, persentase PPn dll),
• Aktivitas Pengguna yaitu History login (pencatatan tanggal dan jam pemakaian applikasi oleh setiap pengguna),
• Histori Pembelian baik secara transaksi (untuk melihat item item apa saja yang dibeli) maupun per-item (kapan saja item tersebut dibeli),
• Histori Penjualan baik secara transaksi maupun per-item,
• Histori Arus Barang yaitu informasi mendetail mengenai keluar masuk item barang
• Histori Penghapusan Transaksi,
• Histori Pemesanan (untuk melihat informasi pembuatan surat pemesanan ke supplier)
• Histori Perubahan Harga
• Stok Opname (penyesuaian jumlah produk yang dicatat dalam sistem dengan jumlah sebenarnya, baik penambahan maupun pengurangan),
• Stok Reorder (informasi mengenai produk produk mana saja yang harus di order ulang)
• Posisi Stok (semacam kartu stok yang akan menginfokan jumlah saat terjadi perubahan item baik pembelian, penjualan retur maupun stok opname)
• Layar Peringatan/Alert, yaitu informasi mengenai item yang akan kadaluarsa dan harus di tambah karena memiliki jumlah dibawah batas stok minimal

Khusus untuk applikasi single client maka ada menu khusus yaitu Compact Database (berguna untuk membuat database menjadi padat dan ukurannya menjadi lebih kecil sehingga operasi akan lebih cepat) dan Backup Database (menduplikasi database dan menyimpannya dengan nama lain). Untuk applikasi multi client tidak diperlukan menu ini karena manajemen database dilakukan oleh software database tersendiri yaitu Microsoft SQL Server.

Variasi Versi Software :
Applikasi SIM ini terdiri dari 2 versi yaitu versi single client (standalone) dan multi client , secara fungsional, fitur dan kemampuan 2 versi ini adalah sama, perbedaannya adalah :

Single Client/Standalone
applikasi versi ini sebaiknya dipilih bila pekerjaan dan pemantauan keseluruhan sistem apotek dilakukan pada satu komputer saja, berguna untuk apotek apotek ukuran menengah ke bawah
database yang digunakan adalah database Microsoft Access, dengan data maksimum sebesar 1 Gigabytes

Multi Client
applikasi ini dipilih bila pekerjaan dan pemantauan keseluruhan sistem apotek bisa dilakukan di lebih dari 1 komputer, dan komputer komputer ini terhubungan dengan jaringan ethernet, berguna untuk apotek berukuran menengah ke atas dengan banyak kasir.
database yang digunakan adalah database Microsoft SQL Server dengan kapasitas maksimum sangat besar hampir tidak terbatas sesuai kemampuan operating system
minimal pembelian 2 buah.

Kebutuhan Software :
Applikasi ini membutuhkan sistem operasi yang berbasis windows mulai dari versi windows 98, ME, NT, 2000 hingga XP. Monitor yang digunakan adalah flexibel, tapi minimal sebaiknya harus mampu berada dalam resolusi 800×600 pixel. Khusus untuk applikasi yang multi client maka operating system minimal adalah Windows 2000.

Kebutuhan Hardware :
Secara mendasar, applikasi ini akan berjalan pada konfigurasi hardware komputer yang bisa mendukung sistem operasi diatas. Semakin cepat konfigurasi hardware komputer, maka semakin cepat pula applikasi ini dapat berjalan. Main board/CPU yang digunakan harus memiliki port paralel (LPT) karena secara standar point of sales, pencetakan struk, menggunakan printer dengan sambungan paralel bukan USB, Printer yang sudah di tes berjalan dengan baik adalah Printer Epson LX-300,  khusus untuk applikasi multi client maka komputer yang digunakan harus dilengkapi dengan network card sehingga bisa terhubung dengan komputer lainnya dalam jaringan komputer.

Harga Dan Cara Beli :
Harga adalah Rp 950 ribu, keterangan cara beli dan informasi membantu lainnya bisa dilihat di bagian CD Demo, Import Data dan fitur artikel di sebelah kanan halaman.